Этап 2. Управление дебиторской задолженностью

до наступления срока регресса

Итак, договор подписан, дебиторы проверены, лимиты установлены, уведомления подписаны. Теперь Поставщик может отгружать покупателю товар с отсрочкой, будучи уверенным, что по факту отгрузки товара и передачи информации в факторинговую компанию об осуществленной отгрузке, он получит необходимое ему финансирование. Кстати, наиболее продвинутой формой информирования является передача информации с помощью системы электронного документооборота, когда Поставщик, отгрузив товар, просто регистрирует данные по поставке в системе, а Фактор, получив информацию, отправляет денежные средства Клиенту. Другой вариант развития событий – это когда факторинговая компания требует доставки документов по отгрузке в свой офис – тут история может затянуться от одного часа до нескольких недель, увы.

Итак, основные услуги, связанные с выплатой финансирования, гарантированием поступления выручки или покупкой «дебиторки» оказаны, и начинается период действия отсрочки, в течение которого факторинговая компания не беспокоит покупателей своего Клиента. В данном случае Покупатели даже не почувствуют присутствия третьей стороны во взаимоотношениях с Поставщиком, если погашение дебиторской задолженности произойдет в ранее установленный срок с учетом предоставленной отсрочки.

Однако, при наличии соответствующего пожелания со стороны Поставщика, в период отсрочки дебитору могут напоминать о сроках оплаты. Подбадривание покупателя к своевременной оплате происходит посредством телефонных звонков. Этой работой занимаются сотрудники call-центров НФК, которые в рамках масштабов страныесть и в Калининграде, и в Красноярске, и еще в 19 других представительствах Национальной Факторинговой Компании.

Если Дебитор осуществляет оплату не позднее 5-7 дня после наступления даты платежа по договору поставки, то по предварительному согласованию с факторинговой компанией, последняя также не будет беспокоить звонками касательно погашения задолженности. Единственным поводом для общения в этот период с Дебитором может быть сверка дебиторской задолженности, которая проводится не чаще одного раза в несколько месяцев. Фактор, принимая во внимание интересы сторон, готов минимизировать контакты и осуществлять их лишь в случае крайней необходимости.

Когда проходят эти самые 5-7 дней, сотрудники факторинговой компании, отвечающие за управление «дебиторкой» начинают более активно взаимодействовать с Дебитором. Первый шаг – это общение по телефону с учетом истории контактов и динамики платежей, причем последующие звонки после первой попытки выяснить причины задержки в оплате осуществляются в «дату контроля» (дату, когда дебитор обещал выполнение каких либо действий). Программное обеспечение НФК позволяет фиксировать все договоренности с дебиторами и установленные причины допускаемой просрочки. На основании выявленных причин сотрудник факторинговой компании вместе с дебитором составляют и согласовывают график погашения дебиторской задолженности. В идеале, завершающим действием на данном этапе будет, конечно же, погашение задолженности в рамках установленного графика, но, к сожалению, и это происходит не всегда. Если и в этом случае Дебитор не выполняет взятые на себя договоренности, сотрудник факторинговой компании может попросить Дебитора прислать гарантийное письмо и график оплат, т.е. перевести договоренности из устной формы в письменную. Как правило, появление разных документов с печатями, тем более банка, стимулирует к осуществлению платежей.

Однако, если этого не происходит, то на следующем этапе сотрудники НФК разрабатывают план мероприятий по погашению дебиторской задолженности. Для дальнейшего управления ДЗ могут также использоваться звонки-напоминания о необходимости оплатить поставку и письма с требованиями предоставления графика погашения дебиторской задолженности, кроме того,имеют место быть мероприятия выездного характера для проверки финансово-хозяйственной деятельности и согласования порядка погашения долга. Никаких противоправных действий в отношении Дебиторов никто применять не будет. Напомним, что факторинговое обслуживание – это сотрудничество, которое также предполагает сохранение партнерских отношений между поставщиком и его покупателями. Естественно, выход факторинговой компании за рамки деловых и гражданско-правовых отношений и появление вообще какой-то «уголовщины» полностью исключены. Никакого «выбивания» долга – только строгие кредитные офицеры, которые выясняют объективные причины, информируют о последствиях в виде судебного урегулирования задолженности, ну и пробуют все же договориться об оплате. После проведения вышеперечисленных мероприятий в высокой долей вероятности дебитор оплачивает просроченную задолженность.

Читайте подробности на первом в России блоге о факторинге www.ifactoring.ru

Продолжение следует…